Artikel & Produkte

Übersicht

Das Artikel-Modul dient der zentralen Verwaltung aller Produkte und Dienstleistungen, die in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen verwendet werden. Jeder Artikel wird einmalig als Stammdatensatz angelegt und kann anschließend in beliebig vielen Dokumenten referenziert werden. Änderungen am Artikelstamm wirken sich nicht rückwirkend auf bereits erstellte Dokumente aus – dort bleiben die zum Erstellungszeitpunkt gültigen Werte erhalten.

Artikel enthalten neben der Beschreibung auch Preise (Einkaufs- und Verkaufspreis), eine Einheit, eine Kategorie und – sofern nicht die Kleinunternehmerregelung aktiv ist – einen Mehrwertsteuersatz. Diese Daten fließen automatisch in die Positionsberechnung von Dokumenten ein.

Voraussetzungen

Um das Artikel-Modul nutzen zu können, muss der angemeldete Benutzer über die entsprechende Modulberechtigung Artikel in der Rechteverwaltung verfügen. Ohne diese Berechtigung wird der Menüpunkt nicht angezeigt.

Bevor der erste Artikel angelegt wird, sollten in den Sonstigen Einstellungen die gewünschten Einheiten (z. B. Stück, Stunde, Pauschal), Kategorien und – falls zutreffend – Steuergruppen konfiguriert sein. Diese Stammdaten stehen dann als Dropdown-Auswahl im Artikelformular zur Verfügung.

Hauptansicht (Artikelübersicht)

Die Artikelübersicht zeigt alle angelegten Artikel in einer tabellarischen Darstellung. Folgende Spalten sind sichtbar:

• ID – die automatisch vergebene, eindeutige Artikel-ID
• Beschreibung – der Artikeltext, auch mehrzeilig möglich
• Einkaufspreis – der interne Beschaffungspreis (optional)
• Verkaufspreis – der Preis, der dem Kunden berechnet wird (optional)
• Kategorie – die zugeordnete Artikelkategorie
• MwSt – der Mehrwertsteuersatz (wird bei aktiver Kleinunternehmerregelung ausgeblendet)

Über das Suchfeld oberhalb der Tabelle kann nach der Artikelbeschreibung gefiltert werden. Die Suche wird per Klick auf „Suchen“ ausgelöst und kann über „Zurücksetzen“ wieder entfernt werden.

Die Tabelle unterstützt clientseitiges Sortieren: Durch Klick auf eine Spaltenüberschrift wird die Sortierung umgeschaltet. Ein Klick auf eine Tabellenzeile öffnet den Artikel im Bearbeitungsformular.

Artikel erstellen

Über den Button Neuer Artikel in der rechten oberen Ecke der Übersicht wird das Anlageformular geöffnet. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Beschreibung – Pflichtfeld, mehrzeilige Texteingabe. Hier wird der vollständige Artikelname oder die Leistungsbeschreibung eingetragen. Der Text wird 1:1 in Angebots- und Rechnungspositionen übernommen.
• Einheit – Auswahl aus den konfigurierten Einheiten (z. B. Stk, Stunde, Pauschal, kg).
• MwSt – Auswahl des Mehrwertsteuersatzes (z. B. 0 %, 10 %, 20 %). Wird nur angezeigt, wenn die Kleinunternehmerregelung deaktiviert ist.
• Kategorie – Auswahl aus den konfigurierten Kategorien zur thematischen Einordnung.
• Einkaufspreis – optionaler Dezimalwert. Dient der internen Kalkulation und der Rohgewinn-Berechnung in der Statistik.
• Verkaufspreis – optionaler Dezimalwert. Wird als Vorgabewert in Dokumentpositionen eingesetzt.

Nach dem Ausfüllen wird der Artikel über Speichern persistiert. Das System vergibt automatisch eine fortlaufende Artikel-ID.

Artikel bearbeiten

Bestehende Artikel werden durch Klick auf die entsprechende Zeile in der Übersicht geöffnet. Das Bearbeitungsformular zeigt die gleichen Felder wie beim Anlegen, zusätzlich wird die Artikel-ID als schreibgeschütztes Feld angezeigt.

Alle Felder können frei geändert werden. Änderungen werden erst durch Klick auf Speichern wirksam. Über Abbrechen gelangt man ohne Änderungen zurück zur Übersicht.

Hinweis: Änderungen an einem Artikel betreffen nur zukünftige Verwendungen. Bereits erstellte Angebote, Aufträge oder Rechnungen behalten ihre ursprünglichen Werte.

Artikel kopieren

In der Artikelübersicht steht pro Zeile ein Kopieren-Button (Symbol: zwei übereinanderliegende Rechtecke) zur Verfügung. Durch Klick auf dieses Symbol wird eine Kopie des Artikels mit identischen Werten erstellt. Der neue Artikel erhält eine eigene ID und kann anschließend individuell bearbeitet werden.

Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn ähnliche Artikel mit geringfügig abweichenden Beschreibungen oder Preisen angelegt werden sollen.

Artikel löschen

Es gibt zwei Wege, einen Artikel zu löschen:

• Aus der Übersicht: Über das Papierkorb-Symbol am rechten Ende jeder Zeile. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage („Artikel wirklich löschen?“), die bestätigt werden muss.
• Aus dem Bearbeitungsformular: Über den Button Löschen unterhalb des Formulars (nur bei bestehenden Artikeln sichtbar). Auch hier wird eine Bestätigung verlangt.

Gelöschte Artikel können nicht wiederhergestellt werden. Bereits erstellte Dokumente, die den Artikel referenzieren, bleiben davon unberührt.

Verknüpfungen

Artikel sind der zentrale Stammdatensatz für alle Dokumentpositionen im System:

• Angebote – Artikel werden als Positionen in Angebote eingefügt. Dabei werden Beschreibung, Einheit und Verkaufspreis übernommen.
• Aufträge – Bestätigte Angebote werden zu Aufträgen; die Artikelpositionen werden mitgeführt.
• Lieferscheine – Bei aktivem Lieferschein-Modus können Auftragspositionen auf Lieferscheine übernommen werden.
• Rechnungen – Rechnungspositionen basieren auf den Artikelstammdaten. Einkaufspreise fließen in die Rohgewinn-Berechnung der Statistik ein.
• Statistik – Die Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis bildet die Grundlage für den Rohgewinn in der Statistik-Auswertung.
• Einstellungen – Einheiten, Kategorien und Steuergruppen werden in den Sonstigen Einstellungen gepflegt.