Lieferscheine

Übersicht

Das Modul Lieferscheine ermöglicht das Erstellen und Verwalten von Lieferscheinen in MK Faktura Web. Lieferscheine dokumentieren die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen an den Kunden und können aus bestehenden Aufträgen erzeugt oder manuell erstellt werden.

Lieferscheine durchlaufen einen definierten Lebenszyklus mit den Status Erstellt, Versendet, Storniert und Fakturiert. Sie unterstützen digitale Unterschriften, Scan-Uploads und individuelle Kopf- und Fußtexte.

Voraussetzungen

Für die Arbeit mit Lieferscheinen muss der Menüpunkt sichtbar sein (Berechtigung erforderlich). Zum Erstellen eines Lieferscheins muss mindestens ein Kunde im System vorhanden sein. Soll ein Lieferschein aus einem Auftrag erzeugt werden, muss der entsprechende Auftrag existieren.

Der Nummernkreis für Lieferscheine und die Standardtexte für Kopf- und Fußtext werden über die Einstellungen konfiguriert.

Hauptansicht

Die Lieferscheinübersicht zeigt alle Lieferscheine in tabellarischer Form mit Lieferscheinnummer, Kunde, Datum, Positionenanzahl, Ursprung, Unterschrift-Status und Status. Standardmäßig werden nur Lieferscheine mit dem Status Offen (ohne Storno) angezeigt.

Über den Statusfilter kann die Ansicht umgeschaltet werden auf: Offen (ohne Storno), Erstellt, Versendet, Fakturiert, Storniert oder Alle.

Stornierte, versendete und fakturierte Lieferscheine sind schreibgeschützt – sie können eingesehen, aber nicht mehr bearbeitet werden.

Lieferschein erstellen

Ein neuer Lieferschein wird über Neuer Lieferschein angelegt. Im Formular werden die Kopfdaten (Kunde, Zusatz, Straße, PLZ/Ort, Lieferdatum, Lieferscheinnummer) ausgefüllt. Die Lieferscheinnummer wird automatisch vergeben, kann aber manuell angepasst werden.

Positionen aus Auftrag übernehmen

Über den Button + Positionen aus Auftrag hinzufügen können Positionen aus offenen Aufträgen übernommen werden. Es können alle oder nur ausgewählte Positionen übernommen werden. Nach der Übernahme schließt sich der Auswahl-Dialog automatisch.

Jede Position zeigt Nummer, Beschreibung, Menge, Einheit und Herkunft an. Bei nicht schreibgeschützten Lieferscheinen kann die Menge angepasst und Positionen entfernt werden.

Kopf- und Fußtext

Jeder Lieferschein kann mit individuellen Kopf- und Fußtexten versehen werden. Die Textfelder sind in einem aufklappbaren Bereich verfügbar.

Standardmäßig werden die in den Einstellungen hinterlegten Textbausteine als Vorauswahl angeboten. Über ein Dropdown kann ein Textbaustein ausgewählt werden, oder der Text wird individuell eingegeben. Die Platzhalter-Texte zeigen an: Leer = Standardtext aus Einstellungen.

Unterschrift

Lieferscheine unterstützen eine digitale Unterschrift direkt in der Anwendung. Die Unterschriftsfunktion steht erst nach dem ersten Speichern zur Verfügung.

Folgende Felder gehören zur Unterschrift:

• Name des Empfängers – Vor- und Nachname des Unterzeichners
• E-Mail des Empfängers – Optionale E-Mail-Adresse für eine Bestätigung
• Unterschrift – Das handschriftliche Unterschriftsfeld (Touch oder Maus) auf einem Canvas

Der Vollbildmodus kann über einen Button am Unterschriftsfeld aktiviert werden. Nach der Unterschrift kann diese über Unterschrift speichern gespeichert werden. Bei schreibgeschützten Lieferscheinen wird die gespeicherte Unterschrift als Bild angezeigt.

Scan-Upload und Anhänge

Zu jedem Lieferschein können Scans und Dokumente hochgeladen werden. Unterstützt werden die Formate JPG, PNG und PDF. Der Upload-Bereich steht im separaten Abschnitt Anhänge / Scans zur Verfügung (erst nach dem ersten Speichern).

Für hochgeladene Anhänge stehen folgende Funktionen bereit:

• Vorschau – Bilder werden als Vorschaubild angezeigt
• Download – Anhänge können einzeln heruntergeladen werden
• Löschen – Nicht mehr benötigte Anhänge können entfernt werden

Wenn ein Lieferschein Anhänge besitzt, wird bei der Druckvorschau und beim Herunterladen ein Hinweis angezeigt, dass Anhänge separat verfügbar und nicht im PDF enthalten sind.

Status und Storno

Lieferscheine durchlaufen folgende Status:

• Erstellt – Der Lieferschein wurde angelegt und kann bearbeitet werden. Status kann auf Versendet gesetzt werden.
• Versendet – Der Lieferschein wurde an den Kunden gesendet. Ab diesem Status ist der Lieferschein schreibgeschützt.
• Storniert – Der Lieferschein wurde storniert. Schreibgeschützt.
• Fakturiert – Der Lieferschein wurde in eine Rechnung überführt. Schreibgeschützt.

Storno-Funktion

Versendete und fakturierte Lieferscheine können über die Aktion Stornieren im Zeilenmenü storniert werden. Beim Storno wird ein Stornolieferschein mit negativen Mengen erstellt.

Aktionen und Verknüpfungen

Aktionen

• Speichern – Speichert den Lieferschein
• Speichern und Druckvorschau – Speichert und öffnet gleichzeitig die PDF-Vorschau
• Herunterladen – Lädt das Lieferschein-PDF herunter
• Druckvorschau – Zeigt das PDF im Browser an (bei schreibgeschützten Lieferscheinen)
• E-Mail senden – Versendet den Lieferschein per E-Mail (nur bei Status Erstellt)
• Rechnung erstellen – Erstellt eine Rechnung aus dem Lieferschein (im Zeilenmenü, nicht bei fakturierten/stornierten)
• Stornieren – Erstellt einen Storno-Lieferschein (im Zeilenmenü)
• Löschen – Entfernt den Lieferschein (nicht bei stornierten)

Verknüpfungen

• Aufträge – Lieferscheine können aus Aufträgen erzeugt werden. Positionen werden verknüpft.
• Rechnungen – Lieferscheine können in Rechnungen überführt werden (Status wird auf Fakturiert gesetzt).
• Kunden – Jeder Lieferschein ist einem Kunden zugeordnet.
• Einstellungen – Nummernkreis und Textbausteine werden in den Einstellungen verwaltet.