Kunden

Übersicht

Das Kunden-Modul ist die zentrale Stelle zur Verwaltung aller Geschäftskontakte. Hier werden Kundenstammdaten angelegt, bearbeitet und gepflegt. Jeder Kunde erhält eine eindeutige Kundennummer und kann mit detaillierten Adress-, Kontakt- und Steuerinformationen versehen werden.

Kundendaten werden in Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen referenziert. Darüber hinaus fließen Kundeninformationen in die Statistik und die Zahlungsverwaltung ein. Eine saubere Pflege der Kundenstammdaten ist daher essenziell für den korrekten Betrieb des gesamten Systems.

Voraussetzungen

Der angemeldete Benutzer benötigt die Modulberechtigung Kunden in der Rechteverwaltung. Ohne diese Berechtigung ist der Menüpunkt nicht sichtbar.

In den Sonstigen Einstellungen sollten vor dem Anlegen von Kunden die gewünschten Quellen konfiguriert werden (z. B. „Website“, „Empfehlung“, „Bestandskunde“). Diese stehen dann im Kunden-Formular als Dropdown zur Auswahl.

Hauptansicht (Kundenübersicht)

Die Kundenübersicht zeigt alle Kunden in einer tabellarischen Darstellung mit folgenden Spalten:

• Kundennr. – die Kundennummer (oder Kunden-ID, wenn keine manuelle Nummer vergeben wurde)
• Name – zusammengesetzt aus Name 1 und Name 2. Bei als intern markierten Kunden wird ein Intern-Badge neben dem Namen angezeigt.
• E-Mail – die hinterlegte E-Mail-Adresse
• PLZ – Postleitzahl
• Ort – Stadt/Gemeinde
• Quelle – die Herkunft des Kunden (z. B. Website, Empfehlung)

Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Kunden im Bearbeitungsformular.

Suche und Statusfilter

Oberhalb der Tabelle stehen zwei Filtermöglichkeiten zur Verfügung:

• Suchfeld – Freitextsuche nach dem Kundennamen. Die Suche wird per Klick auf „Suchen“ ausgelöst.
• Statusfilter – ein Dropdown mit drei Optionen:
  • Nur aktive (Standard) – zeigt ausschließlich Kunden, die nicht als archiviert markiert sind.
  • Nur inaktive – zeigt nur archivierte Kunden.
  • Alle – zeigt sowohl aktive als auch archivierte Kunden.

Über den Button Zurücksetzen werden alle Filter entfernt und die Standardansicht (nur aktive Kunden) wiederhergestellt.

Kunde erstellen und bearbeiten

Über Neuer Kunde wird das Anlageformular geöffnet. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Name 1 – Hauptname des Kunden (Firmenname oder Nachname). Pflichtfeld.
• Name 2 – optionaler Zusatz (z. B. Abteilung, Vorname)
• E-Mail – E-Mail-Adresse für Korrespondenz und Rechnungsversand
• Telefonnummer – optionale Kontaktnummer
• Straße – Straße und Hausnummer
• PLZ – Postleitzahl
• Ort – Stadt oder Gemeinde
• Land – Länderkennzeichnung
• UID – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (wichtig für B2B-Rechnungen und Reverse-Charge)
• Quelle – Dropdown-Auswahl der in den Einstellungen konfigurierten Kundenquellen

Zusätzlich stehen folgende Checkbox-Optionen zur Verfügung:

• Kostenpflichtig – kennzeichnet den Kunden als zahlungspflichtigen Kunden. Wird in verschiedenen Auswertungen berücksichtigt.
• Netto-Rechnungen – wenn aktiviert, erhält dieser Kunde Rechnungen ohne Umsatzsteuer (z. B. bei Reverse-Charge-Verfahren oder Drittlandlieferungen). Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn es vom System unterstützt wird.
• Archiviert – markiert den Kunden als inaktiv. Archivierte Kunden erscheinen nicht mehr im Statusfilter „Nur aktive“ und werden bei neuen Dokumenten nicht in der Kundenliste angeboten.
• Interner Kunde – kennzeichnet den Kunden als firmeneigenen/internen Kunden. Interne Kunden werden aus Umsatzberichten und Statistiken ausgeblendet. Im Mitarbeiter-Dashboard werden Aufwände für interne Kunden mit einem reduzierten Stundensatz bewertet.

Bei bestehenden Kunden wird zusätzlich die Kundennummer als schreibgeschütztes Feld angezeigt.

Kunde löschen

Bestehende Kunden können über den Button Löschen im Bearbeitungsformular entfernt werden. Vor dem Löschen erscheint eine Sicherheitsabfrage („Kunde wirklich löschen?“).

Achtung: Das Löschen eines Kunden kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn Dokumente (Angebote, Aufträge, Rechnungen) mit diesem Kunden verknüpft sind, kann dies zu verwaisten Referenzen führen. In den meisten Fällen ist es empfehlenswert, den Kunden stattdessen als Archiviert zu markieren.

Intern-Badge und interne Kunden

Kunden, die als Interner Kunde markiert sind, erhalten in der Kundenübersicht ein graues Intern-Badge neben ihrem Namen. Diese Markierung hat folgende Auswirkungen:

• Statistik-Ausschluss – Umsätze mit internen Kunden werden nicht in die Statistik-Auswertungen (Umsatz nach Kunde, Umsatz nach Quelle, Monatsstatistik) einbezogen. So werden interne Verrechnungen nicht mit echten Kundenumsätzen vermischt.
• Mitarbeiter-Dashboard – Aufwände, die internen Kunden zugeordnet sind, werden im Mitarbeiter-Dashboard mit einem reduzierten Stundensatz bewertet. Dies spiegelt wider, dass interne Tätigkeiten keinen externen Ertrag generieren.

Die Intern-Markierung ist reversibel und kann jederzeit über das Bearbeitungsformular geändert werden.

Verknüpfungen

Kundendaten werden an vielen Stellen im System verwendet:

• Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine – Der Kunde wird als Empfänger ausgewählt. Adresse und UID werden in die Dokumente übernommen.
• Zahlungen – Zahlungseingänge werden über die Rechnung dem Kunden zugeordnet.
• Statistik – Im Tab „nach Kunde“ werden Umsatz und Rohgewinn pro Kunde ausgewertet. Die Quelle fließt in den Tab „nach Quelle“ ein.
• Aufwände – Zeitbuchungen können einem Kunden zugeordnet werden. Die Kundenzuordnung bestimmt den angewandten Stundensatz.