Rechnungen

Übersicht

Das Modul Rechnungen ist das zentrale Abrechnungswerkzeug in MK Faktura Web. Hier werden Rechnungen erstellt, verwaltet, als PDF generiert und per E-Mail an Kunden versendet. Rechnungen können manuell erstellt oder aus bestehenden Aufträgen bzw. Lieferscheinen erzeugt werden.

Jede Rechnung enthält einen Kunden, eine oder mehrere Positionen, und zeigt den Bezahlt- und Versendet-Status an. Positionen mit Menge 0 sind erlaubt.

Voraussetzungen

Für die Rechnungsverwaltung muss der Menüpunkt sichtbar sein (Berechtigung erforderlich). Mindestens ein Kunde muss im System angelegt sein. Für den E-Mail-Versand müssen die SMTP-Einstellungen konfiguriert sein.

Hauptansicht

Die Rechnungsübersicht zeigt alle Rechnungen in einer tabellarischen Darstellung mit Rechnungsnummer, Kunde, Datum, Rohgewinn, Netto/Brutto, offenem Betrag, Bezahlt-Status, Versendet-Status und optional Ursprungstyp.

Filter

Die Rechnungsübersicht bietet folgende Filtermöglichkeiten:

• Volltextsuche – Suche nach Name oder Rechnungsnummer
• Bezahlt – Filter auf Ja, Nein oder Egal
• Versendet – Filter auf Ja, Nein oder Egal
• Zeitraum – Alle, die letzten drei Monate oder die letzten zwölf Monate

In der Übersicht werden Summen für Rohgewinn und Gesamtpreis (Netto/Brutto) angezeigt.

Rechnung erstellen

Eine neue Rechnung kann auf mehreren Wegen erstellt werden:

1. Manuell erstellen

Über Neue Rechnung wird ein leeres Rechnungsformular geöffnet. Der Kunde wird über ein Suchfeld mit Typeahead ausgewählt. Die Kundendaten werden in einem aufklappbaren Bereich angezeigt. Positionen werden über Artikel hinzufügen aus dem Artikelstamm übernommen. Jede Position enthält Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Einheit, EK, VK und optional einen MwSt-Satz.

2. Aus Auftrag erstellen

In der Auftragsübersicht können ein oder mehrere Aufträge über die Aktion In Rechnung wandeln in Rechnungen umgewandelt werden.

3. Aus Lieferschein erstellen

In der Lieferscheinübersicht kann über die Aktion Rechnung erstellen eine Rechnung aus einem Lieferschein erzeugt werden. Der Lieferschein erhält den Status Fakturiert.

PDF und E-Mail-Versand

PDF-Generierung

Über den Button Speichern & Vorschau wird die Rechnung gespeichert und als PDF im Browser angezeigt. Über das Zeilenmenü in der Übersicht kann auch direkt eine Druckvorschau oder ein PDF-Download ausgelöst werden. Mehrere Rechnungen können gleichzeitig als PDF heruntergeladen werden.

E-Mail-Versand

Rechnungen können direkt per E-Mail an den Kunden versendet werden. In der Übersicht können über den Auswahlmodus mehrere Rechnungen gleichzeitig versendet werden (Button E-Mails senden). Nach dem Versand wird der Versendet-Status automatisch gesetzt.

Schreibschutz nach Versand

Versendete Rechnungen sind schreibgeschützt und können nicht mehr bearbeitet werden. Ein entsprechender Hinweis wird im Bearbeitungsformular angezeigt.

Bezahlung

Der Bezahlstatus wird pro Rechnung angezeigt (Bezahlt: Ja/Nein). In der Übersicht wird der noch offene Betrag pro Rechnung angezeigt, was auf eine Unterstützung von Teilzahlungen hinweist.

Aktionen

Folgende Aktionen stehen über das Zeilenmenü oder den Auswahlmodus zur Verfügung:

• Öffnen – Die Rechnung zum Bearbeiten öffnen
• Druckvorschau – PDF-Vorschau der Rechnung im Browser anzeigen
• Drucken – Die Rechnung als PDF in neuem Tab öffnen
• E-Mail senden – Die Rechnung per E-Mail versenden
• Kopieren – Die Rechnung duplizieren
• Löschen – Die Rechnung löschen
• Excel Export – Ausgewählte Rechnungen als Excel exportieren (Auswahlmodus)
• PDF Download – Ausgewählte Rechnungen als PDF herunterladen (Auswahlmodus)
• E-Mails senden – Mehrere ausgewählte Rechnungen gleichzeitig versenden (Auswahlmodus)

Verknüpfungen

Rechnungen sind eng mit anderen Modulen verknüpft:

• Aufträge – Rechnungen können aus Aufträgen erzeugt werden. Der Ursprungstyp wird in der Rechnung angezeigt.
• Lieferscheine – Rechnungen können aus Lieferscheinen erstellt werden. Der Lieferschein erhält den Status Fakturiert.
• Aufwände – Über den Weg Aufwand → Auftrag → Rechnung fließen erfasste Zeiten in die Abrechnung ein.
• Kunden – Jede Rechnung ist einem Kunden zugeordnet.
• Artikel – Positionen werden aus dem Artikelstamm übernommen.