Einstellungen

Zuletzt aktualisiert: 2026-03-24

Übersicht

Die Einstellungen sind der zentrale Konfigurationsbereich von MK Faktura Web. Hier werden alle systemweiten Parameter verwaltet, die das Verhalten der Anwendung bestimmen – von Benutzerverwaltung und Rechtevergabe über Texte und Vorlagen bis hin zu Stundensätzen und SMTP-Konfiguration.

Die Einstellungen-Hauptseite zeigt ein Karten-Grid mit den wichtigsten Unterbereichen (Tenant-Einstellungen, Stundensätze, Externe Umsätze, Sonstige Einstellungen, Firmenlogo, Rechnungseinstellungen). Jede Karte enthält eine kurze Beschreibung und führt per Klick zur jeweiligen Konfigurationsseite. Am oberen Rand befindet sich eine Tab-Leiste für die schnelle Navigation zwischen allen Unterbereichen, einschließlich Import-Tools und Dashboard-Einstellungen.

Voraussetzungen

Der Zugriff auf die Einstellungen erfordert die Modulberechtigung Einstellungen in der Rechteverwaltung. Da hier sicherheitskritische Konfigurationen vorgenommen werden (z. B. Rechtevergabe, SMTP-Zugangsdaten, Datenbankeinstellungen), sollte diese Berechtigung nur an Administratoren vergeben werden.

Tenant-Einstellungen

Die Tenant-Einstellungen bilden den organisatorischen Rahmen der Anwendung. Ein Tenant umfasst eine Gruppe von Benutzern, die auf gemeinsame Datenbanken zugreifen. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

  • Benutzer verwalten – Neue Benutzer zum Tenant hinzufügen (E-Mail und Anzeigename). Bestehende Benutzer werden in einer Tabelle aufgelistet mit Aktiv-Status, Anzeigename und E-Mail. Benutzer können deaktiviert, bearbeitet oder gelöscht werden.
  • Einladung senden – pro Benutzer kann ein Einladungslink erstellt und versendet werden.
  • Verfügbare Datenbanken – Anzeige aller dem Tenant zugeordneten Datenbanken mit deren Codes.
  • Verlinkung zu Unterseiten – Direktlinks zur Rechteverwaltung, zu Signatureinstellungen und zu den Datenbank-Einstellungen.

Die Tenant-Einstellungen sind der Ausgangspunkt für die gesamte Benutzerverwaltung. Benutzer werden hier auf Tenant-Ebene angelegt; die konkreten Modulrechte werden anschließend in der Rechteverwaltung pro Datenbank vergeben.

Rechteverwaltung (Mitarbeiter)

In der Rechteverwaltung werden die Modulberechtigungen pro Benutzer und Datenbank konfiguriert. Die Seite zeigt eine Matrix aller Benutzer und Module:

  • Datenbank-Auswahl – bei mehreren Datenbanken im Tenant kann die Ziel-Datenbank per Dropdown ausgewählt werden.
  • Benutzer-Tabelle – zeigt alle Benutzer mit Nummer, Anzeigename und E-Mail (UPN).
  • Modul-Checkboxen – pro Benutzer und Modul kann die Berechtigung per Checkbox aktiviert oder deaktiviert werden. Verfügbare Module sind: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Verträge, Artikel, Kunden, Zahlungen, Statistiken, Aufwände, Einstellungen, Aufgaben, CRM und (bei aktivem Lieferschein-Modus) Lieferscheine.

Änderungen an den Rechten werden nach dem Speichern sofort wirksam. Ein Benutzer sieht nur die Module, für die er berechtigt ist.

Stundensätze

Die Stundensatz-Einstellungen definieren die Preise, die bei der Aufwanderfassung und der automatischen Rechnungsberechnung angewendet werden.

  • Standard-Stundensatz – der Standardpreis pro Stunde, der gilt, wenn kein kundenspezifischer Satz hinterlegt ist.
  • Kundenspezifische Stundensätze – für einzelne Kunden können abweichende Stundensätze hinterlegt werden. Diese überschreiben den Standardwert.

Die Stundensätze fließen direkt in die Umsatzberechnung des Mitarbeiter-Dashboards und in die automatische Positionsberechnung bei der Rechnungserstellung aus Aufwänden ein.

Rechnungseinstellungen

Die Rechnungseinstellungen konfigurieren den E-Mail-Versand von Rechnungen:

  • E-Mail-Konto für Rechnungsversand – Auswahl des aktiven E-Mail-Kontos, über das Rechnungen versendet werden.
  • E-Mail-Konten verwalten – Anlegen, Bearbeiten und Löschen von SMTP-Konten mit Bezeichnung, Absender-E-Mail, Absender-Name, SMTP-Server, Port, Benutzername, Kennwort und SSL-Option. Eine Test-E-Mail-Funktion ermöglicht das Prüfen der Konfiguration.
  • Versandvorlage – Betreff-Vorlage und Nachrichtentext (HTML/Text) mit Platzhaltern ({RechnungId}, {Kunde}, {Datum}).
  • PDF-Anhang – Checkbox-Option, ob die PDF-Rechnung als Anhang mitgesendet wird.

Es können mehrere E-Mail-Konten hinterlegt werden (z. B. für verschiedene Absender oder Abteilungen). Das aktive Konto wird für den Rechnungsversand verwendet.

Dashboard-Einstellungen

Die Dashboard-Einstellungen steuern die Widgets auf der Startseite. Die Konfiguration ist in zwei Tabs aufgeteilt:

  • Aufwandstatistik pro Mitarbeiter
    • Berechtigungen: Pro Mitarbeiter kann festgelegt werden, ob das Widget sichtbar ist und ob Admin-Rechte (Einsicht in alle Mitarbeiter) gewährt werden.
    • Belohnungsstufen: Definition der Stufen mit Name, Icon, Mindest-Umsatzschwelle und Bonusbetrag (z. B. Bronze ab 3.000 EUR mit 30 EUR Bonus).
  • Monatsprognose
    • Modus: Umsatz oder Deckungsbeitrag.
    • Berechtigungen: Welche Mitarbeiter sehen das Widget auf der Startseite.
    • Monatsziele: Definition von Umsatzzielen mit Name, Icon und Zielwert.

Sonstige Einstellungen

Die Sonstigen Einstellungen bündeln verschiedene Konfigurationsbereiche:

  • Texte & Dokumente
    • Dokumenten-Schlusstext – Text, der auf allen PDF-Dokumenten am Ende erscheint.
    • Footer links/rechts – Texte für die Fußzeile der PDF-Dokumente.
    • Lieferschein-Kopftext/Fußtext – Standard-Texte für Lieferschein-PDFs.
  • Darstellungsoptionen
    • Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG) – bei Aktivierung wird keine USt auf Dokumenten ausgewiesen.
    • PDF-Hervorhebung – Netto- oder Brutto-Zeile farbig hinterlegen.
    • Rechnungsbasis – Aufträge direkt zu Rechnungen oder über den Umweg Lieferscheine.
  • Lieferschein-Textbausteine – vordefinierte Kopf- und Fußtexte für Lieferscheine, die beim Erstellen eines Lieferscheins per Dropdown ausgewählt werden können.
  • Artikeleinheiten – Verwaltung der Artikeleinheiten (z. B. Stk, Stunde, Pauschal, kg) inkl. Sortierreihenfolge per Drag & Drop. Der oberste Eintrag ist der Standardwert.
  • Artikelkategorien – Verwaltung der Kategorien zur thematischen Einordnung von Artikeln.
  • Steuergruppen – Verwaltung der MwSt-Sätze (z. B. 0 %, 10 %, 20 %) mit Bezeichnung und Steuersatz.
  • Quellen – Verwaltung der Kundenquellen (z. B. Website, Empfehlung, Messe) inkl. Sortierreihenfolge per Drag & Drop. Der oberste Eintrag ist der Standardwert.
  • Zahlungsmethoden – Verwaltung der Verrechnungskonten (z. B. Bank, PayPal, Kreditkarte).
  • Datumsvariablen – konfigurierbare Variablen, die in Dokumententexten verwendet werden können.
  • SMTP-Einstellungen – Konfiguration des E-Mail-Versands (SMTP-Server, Port, Zugangsdaten).

Import-Tools und Datenbank

Import-Tools: Die Import-Werkzeuge ermöglichen die Migration von Daten aus externen Systemen. Unterstützt werden typischerweise CSV- oder Excel-Importe für Kunden, Artikel und andere Stammdaten. Dies erleichtert den Einstieg bei der Ersteinrichtung des Systems.

Datenbank-Einstellungen: In den Datenbank-Einstellungen können Verbindungsparameter und Migrationsskripte verwaltet werden. Neue Datenbanken können erstellt werden, ohne dass ein Template erforderlich ist. Verfügbare Optionen umfassen:

  • Datenbank-Erstellung und -Konfiguration
  • Ausführung von Migrations-Skripten
  • Verwaltung der Datenbankverbindungen pro Tenant

Externe Umsätze: Auf der Seite „Externe Umsätze“ können zusätzliche Umsatz- und Rohgewinnwerte pro Monat und Jahr erfasst werden. Diese werden in die Jahresstatistik einbezogen und ermöglichen die Berücksichtigung von Einnahmen, die außerhalb von MK Faktura Web fakturiert wurden.

Verknüpfungen

Die Einstellungen beeinflussen nahezu alle anderen Module des Systems:

  • Rechteverwaltung → steuert den Zugriff auf alle Module (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Kunden, etc.)
  • Stundensätze → fließen in Aufwände und Mitarbeiter-Dashboard ein
  • Texte & Vorlagen → erscheinen auf allen generierten PDF-Dokumenten
  • Quellen, Einheiten, Steuergruppen → stehen als Dropdown-Optionen in Kunden-, Artikel- und Dokumentenformularen zur Verfügung
  • SMTP/E-Mail → wird für den Rechnungsversand, Signatur-E-Mails und andere Benachrichtigungen verwendet
  • Dashboard-Einstellungen → steuern die Widgets auf der Startseite (Aufwandstatistik, Monatsprognose)
  • Firmenlogo → erscheint auf Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen