Rechnungseinstellungen

Übersicht

Die Rechnungseinstellungen steuern den E-Mail-Versand von Rechnungen. Hier verwalten Sie E-Mail-Konten mit SMTP-Zugangsdaten und konfigurieren die Versandvorlage (Betreff, Nachrichtentext und PDF-Anhang).

E-Mail-Konto für Rechnungsversand

Im oberen Bereich wählen Sie das aktive E-Mail-Konto aus, über das der Rechnungsversand erfolgt. Aus einer Dropdown-Liste können Sie ein bestehendes Konto auswählen und über die Schaltfläche «Konto zuweisen» aktivieren. Das aktive Konto wird in der Kontenübersicht mit einem «aktiv»-Badge gekennzeichnet.

E-Mail-Konten verwalten

Unter Vorhandene E-Mail-Konten sehen Sie alle angelegten Konten in einer Tabelle mit Bezeichnung, Absender-E-Mail und SMTP-Server. Jedes Konto kann bearbeitet oder gelöscht werden.

Neues E-Mail-Konto anlegen oder ein bestehendes bearbeiten: Es stehen folgende Felder zur Verfügung:

• Bezeichnung: Ein sprechender Name, z. B. «Buchhaltung».
• Absender-E-Mail: Die E-Mail-Adresse, die als Absender erscheint.
• Absender-Name: Der angezeigte Absendername.
• SMTP-Server: Die Adresse des Mailservers.
• Port: Der Port für die SMTP-Verbindung.
• Benutzername: Der Login-Name für die SMTP-Authentifizierung.
• Kennwort: Das zugehörige Passwort.
• SSL aktivieren: Checkbox, um die SSL-Verschlüsselung für die Verbindung zu aktivieren.

Nach dem Speichern können Sie über die Schaltfläche Test-E-Mail senden eine Testnachricht verschicken, um die Konfiguration zu überprüfen.

Versandvorlage

Die Versandvorlage definiert, wie die E-Mail beim Rechnungsversand aussieht. Folgende Parameter können konfiguriert werden:

• Betreff-Vorlage: Die Betreffzeile der E-Mail. Platzhalter wie {RechnungId}, {Kunde} und {Datum} werden beim Versand automatisch ersetzt.
• Nachricht (HTML/Text): Der E-Mail-Text. HTML kann direkt eingefügt werden. Die gleichen Platzhalter sind verfügbar.
• PDF-Rechnung anhängen: Checkbox, um festzulegen, ob die Rechnung automatisch als PDF-Datei an die E-Mail angehängt wird.