Sonstige Einstellungen

Übersicht

Unter Sonstige Einstellungen finden Sie Stammdaten, Dokumentenkonfigurationen, Nummernkreise und SMTP-Einstellungen. Diese Daten werden in Dropdown-Menüs und Auswahlfeldern in der gesamten Anwendung verwendet. Die Pflege sorgt für einheitliche und konsistente Eingaben.

Texte und Dokumente

Im Bereich Texte & Dokumente konfigurieren Sie die Texte und Darstellungsoptionen, die auf allen PDF-Dokumenten erscheinen:

• Schlusstext: Wird am Ende jeder Rechnung unterhalb der Positionen und Summen angezeigt (z. B. Zahlungsbedingungen, Bankverbindung).
• Footer links / rechts: Zwei separate Textfelder für den Fußbereich jeder PDF-Seite. Zeilenumbrüche werden übernommen.
• Lieferschein-Kopftext / -Fußtext: Standard-Kopf- und Fußtexte, die auf jedem Lieferschein-PDF angezeigt werden, sofern nicht im Lieferschein selbst überschrieben.
• Kleinunternehmerregelung: Checkbox gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG. Wenn aktiviert, wird keine Umsatzsteuer auf Dokumenten ausgewiesen und ein Pflichthinweis automatisch eingefügt.
• PDF-Hervorhebung: Legt fest, ob die Netto-Zeile oder die Brutto-Zeile in der Summentabelle farblich hervorgehoben wird.
• Rechnungsbasis: Legt fest, ob Rechnungen direkt aus Aufträgen oder über Lieferscheine erstellt werden. Bei der Option «Lieferscheine» wird das Lieferschein-Modul aktiviert.

Lieferschein-Textbausteine

Verwalten Sie hier vordefinierte Textbausteine für Lieferscheine. Jeder Textbaustein hat eine Bezeichnung, einen Inhalt und einen Typ (Kopftext oder Fußtext). Die Textbausteine können beim Erstellen eines Lieferscheins über ein Dropdown ausgewählt werden.

Bestehende Textbausteine können bearbeitet oder zum Löschen markiert werden. Neue Textbausteine werden direkt in der Tabelle am unteren Rand angelegt.

Artikeleinheiten

Definieren Sie hier die Einheiten, die bei Artikeln und Positionen zur Auswahl stehen, z. B. «Stück», «Stunde», «Pauschal». Die Reihenfolge kann per Drag-and-Drop angepasst werden – der oberste Eintrag ist der Standardwert bei neuen Artikeln. Einheiten können hinzugefügt, umbenannt oder gelöscht werden.

Artikelkategorien

Erstellen Sie Artikelkategorien, um Ihre Artikel thematisch zu gruppieren. Kategorien erleichtern das Filtern und Suchen im Artikelstamm. Die Reihenfolge kann per Drag-and-Drop angepasst werden. Beim Löschen einer Kategorie wird die Zuordnung bei betroffenen Artikeln auf leer gesetzt.

Steuergruppen

Unter Steuergruppen definieren Sie die verschiedenen Umsatzsteuersätze. Jede Steuergruppe enthält eine Bezeichnung und den Steuersatz in Prozent. Die Reihenfolge kann per Drag-and-Drop angepasst werden – der oberste Eintrag ist der Standardwert bei neuen Artikeln. Bei der Erstellung von Rechnungspositionen wird die Steuergruppe ausgewählt und der Steuerbetrag automatisch berechnet.

Kundenquellen

Die Kundenquellen erfassen, über welchen Kanal ein Kunde gewonnen wurde, z. B. «Website», «Empfehlung», «Google». Die Reihenfolge kann per Drag-and-Drop angepasst werden – der oberste Eintrag ist der Standardwert bei neuen Kunden. Beim Löschen einer Quelle wird die Zuordnung bei betroffenen Kunden auf leer gesetzt.

Zahlungsmethoden

Verwalten Sie die verfügbaren Zahlungsmethoden, z. B. «Überweisung», «Bar», «Kreditkarte». Die Reihenfolge kann per Drag-and-Drop angepasst werden – der oberste Eintrag ist der Standardwert bei neuen Zahlungen. Methoden können hinzugefügt, umbenannt oder gelöscht werden.

Datumsvariablen

Mit Datumsvariablen definieren Sie dynamische Platzhalter, die in Texten automatisch durch berechnete Werte ersetzt werden. Jede Variable hat folgende Felder:

• Platzhalter: Der Text, der in Dokumenten als Platzhalter eingefügt wird.
• Beschreibung: Eine erklärende Beschreibung der Variable.
• Typ: Der Berechnungstyp (z. B. Datum, Seriennummer).
• Offset: Ein numerischer Versatz für die Berechnung.
• Format: Das Ausgabeformat.
• Aktiv: Ob die Variable aktiv ist.

Eine Vorschau zeigt den aktuell berechneten Wert an. Variablen können zum Löschen markiert oder neu angelegt werden.

Nummernkreise

Die Nummerierung definiert, wie Dokumentnummern automatisch vergeben werden. Für jeden Dokumenttyp wird ein eigener Nummernkreis konfiguriert: Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein und Kunde.

Jeder Nummernkreis bietet folgende Konfigurationsoptionen:

• Format: Wählen Sie zwischen «Laufend» (0001), «Jahr+Laufend» (20260001), «Jahr+Monat+Laufend» (202603001) oder «Präfix+Laufend» (AN0001).
• Stellen: Die Anzahl der Stellen für den numerischen Teil (3, 4, 5 oder 6 Stellen).
• Präfix: Ein optionaler Text vor der laufenden Nummer (nur beim Format «Präfix+Laufend», maximal 10 Zeichen).
• Startnummer: Der Zählerstand, ab dem die nächste Nummer vergeben wird.

Eine Live-Vorschau zeigt die nächste zu vergebende Nummer an. Falls die Startnummer niedriger ist als die Anzahl bereits vergebener Nummern, wird eine Warnung angezeigt, da Duplikate möglich sind.

SMTP-Einstellungen

Die SMTP-Einstellungen konfigurieren den E-Mail-Server für Benachrichtigungen. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• SMTP-Server: Die Adresse des Mailservers.
• Port: Der Port für die SMTP-Verbindung.
• Benutzername: Der Login-Name für die SMTP-Authentifizierung.
• Kennwort: Das zugehörige Passwort.
• Absender-E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Absenders.
• Absender-Name: Der angezeigte Absendername.
• SSL aktiv: Checkbox für SSL-Verschlüsselung.
• E-Mail-Benachrichtigungen: Checkbox, um E-Mail-Benachrichtigungen generell zu aktivieren oder deaktivieren.

Nach dem Speichern kann über die Schaltfläche Test-E-Mail senden eine Testnachricht an eine frei wählbare Adresse verschickt werden, um die Konfiguration zu überprüfen.