Aufwände (Zeiterfassung)

Übersicht

Der Bereich Aufwände ist das zentrale Modul zur Zeiterfassung in MK Faktura Web. Hier werden geleistete Arbeitstätigkeiten dokumentiert, einem Kunden zugeordnet und für die spätere Abrechnung vorbereitet.

Jeder Aufwand besteht aus einem Datum, einer Dauer (in Minuten), einer Beschreibung der Tätigkeit, einem zugewiesenen Kunden und einem Mitarbeiter. Aufwände können den Status offen (noch nicht abgerechnet) oder abgerechnet haben. Zusätzlich kann ein Aufwand als kostenpflichtig markiert werden.

Voraussetzungen

Für die Zeiterfassung muss der Menüpunkt sichtbar sein (Berechtigung erforderlich). Administratoren haben Zugriff auf alle Aufwände aller Mitarbeiter, während eingeschränkte Benutzer in der Regel nur ihre eigenen Aufwände sehen und bearbeiten können.

Damit ein Aufwand angelegt werden kann, muss mindestens ein Kunde im System vorhanden sein.

Hauptansicht

Die Hauptansicht zeigt alle erfassten Aufwände in einer tabellarischen Übersicht. Standardmäßig werden die Aufwände des heutigen Tages angezeigt, sortiert nach Datum absteigend. Die Tabelle zeigt Abgerechnet-Status, Datum, Kunde, Beschreibung, Mitarbeiter, Dauer, Gesamtpreis und Kostenpflichtig-Status an.

Über der Tabelle befinden sich Filteroptionen und Schnellfilter in einem aufklappbaren Bereich Suchfilter & Export. Am unteren Rand wird die Summe (netto) der angezeigten Aufwände dargestellt.

Aufwand erfassen

Ein neuer Aufwand wird über die Schaltfläche Neuer Aufwand angelegt. Im Erstellungsformular werden folgende Felder ausgefüllt:

• Datum – Das Datum der geleisteten Arbeit (Standard: heute)
• Kunde – Auswahl des Kunden über ein Suchfeld mit Typeahead (mindestens 3 Zeichen eingeben)
• Dauer (Minuten) – Die geleistete Zeit in Minuten
• Mitarbeiter – Der zuständige Mitarbeiter (Dropdown-Auswahl)
• Kostenpflichtig – Checkbox, ob der Aufwand kostenpflichtig ist
• Abgerechnet – Checkbox für den Abrechnungsstatus
• Beschreibung – Freitext zur Beschreibung der durchgeführten Tätigkeit

Nach dem Speichern erscheint der Aufwand in der Übersichtsliste.

Filtern und Sortieren

Die Aufwandsübersicht bietet umfangreiche Filtermöglichkeiten:

• Volltextsuche – Durchsucht Beschreibung und Kunde
• Statusfilter – Alle, nur offene oder nur abgerechnete Aufwände
• Mitarbeiterfilter – Einschränkung auf einen bestimmten Mitarbeiter (wenn mehrere vorhanden)
• Datumsfilter – Einschränkung auf einen bestimmten Zeitraum (Von/Bis-Datum)

Schnellfilter

Für die häufigsten Zeiträume stehen Schnellfilter-Buttons zur Verfügung:

• Heute – Zeigt nur Aufwände des aktuellen Tages
• Gestern – Zeigt nur Aufwände des Vortags
• Diese Woche – Zeigt Aufwände der aktuellen Kalenderwoche
• Dieser Monat – Zeigt Aufwände des aktuellen Monats
• Letzter Monat – Zeigt Aufwände des Vormonats
• Dieses Jahr – Zeigt Aufwände des aktuellen Jahres

Die Sortierung kann durch Klick auf die Spaltenüberschriften geändert werden. Ein erneuter Klick kehrt die Sortierrichtung um. Sortierbare Spalten sind: Abgerechnet, Datum, Kunde, Beschreibung, Mitarbeiter und Dauer.

Aktionen

Auftrag erzeugen (Abrechnen)

Offene Aufwände können direkt in einen Auftrag überführt werden. Dazu werden die gewünschten Aufwände über die Checkboxen im Auswahlmodus ausgewählt und die Aktion Auftrag erzeugen ausgelöst. Es wird automatisch ein neuer Auftrag erstellt, der die ausgewählten Aufwände als Positionen enthält. Werden Aufwände verschiedener Kunden ausgewählt, werden entsprechend mehrere Aufträge erstellt. Die Aufwände erhalten anschließend den Status abgerechnet.

Einzelne Aufwände können auch über das Zeilenmenü direkt abgerechnet werden.

Kopieren

Bestehende Aufwände können über das Zeilenmenü dupliziert werden. Beim Kopieren wird ein neuer Aufwand mit den gleichen Daten angelegt und direkt zur Bearbeitung geöffnet.

Löschen

Aufwände können einzeln über das Bearbeitungsformular oder das Zeilenmenü gelöscht werden.

Auswahlmodus

Der Auswahlmodus wird über den Button Auswahlmodus aktiviert. Sobald mindestens ein Eintrag ausgewählt ist, erscheint die Massenaktion Auftrag erzeugen. Über eine Checkbox im Tabellenkopf können alle sichtbaren Einträge auf einmal ausgewählt werden.

CSV/Excel Export

Die aktuelle Ansicht der Aufwände kann als CSV-Datei oder Excel-Datei exportiert werden. Die Export-Buttons befinden sich im aufklappbaren Bereich Suchfilter & Export. Der Export berücksichtigt die aktuell gesetzten Filter, sodass nur die angezeigten Aufwände exportiert werden.

Verknüpfungen

Aufwände sind mit verschiedenen anderen Bereichen von MK Faktura Web verknüpft:

• Kunden – Jeder Aufwand ist einem Kunden zugeordnet.
• Aufträge – Aufwände können über die Abrechnungsfunktion in einen neuen Auftrag überführt werden.
• Rechnungen – Über den Umweg Aufwand → Auftrag → Rechnung fließen die erfassten Zeiten in die Rechnungsstellung ein.
• Mitarbeiter-Dashboard – Die Aufwandstatistik auf der Startseite wertet die Zeiterfassungsdaten aus.